Automatização e ferramentas
A folha de cálculo é o protótipo
Resposta curta
Quase todas as pequenas empresas funcionam com uma folha de cálculo que foi ganhando um separador por cada nova necessidade. Não é um fracasso: é um protótipo funcional escrito por quem melhor conhece o processo. A substituição certa segue-a de perto, corrige o que falha e chega aos poucos.
Quase todas as pequenas empresas têm uma. Pode chamar-se Marcações 2024 FINAL, ou Orçamentos, ou simplesmente Stock. Tem doze separadores, três cores que querem dizer alguma coisa, uma coluna que ninguém se lembra de ter criado e uma fórmula na célula F2 em que toda a gente tem medo de mexer.
É fácil olhar para esse ficheiro como uma vergonha. É melhor olhar para ele como o documento mais valioso do projeto.
Porque é que a folha de cálculo está certa
A folha de cálculo foi construída por quem faz o trabalho, uma necessidade de cada vez. Cada coluna existe porque alguém precisava de saber alguma coisa. Cada cor é um estado que importa. Cada remendo estranho marca um sítio onde o processo real é mais complicado do que parece visto de fora.
Isso é uma especificação, escrita da forma mais honesta possível: pelo uso.
Porque é que acaba por falhar
As folhas de cálculo são ótimas para uma pessoa e algumas centenas de linhas. Começam a falhar quando:
- várias pessoas editam o mesmo ficheiro ao mesmo tempo,
- os mesmos dados têm de ser escritos em dois sítios,
- nada impede que se escreva um valor impossível,
- não há histórico de quem mudou o quê,
- e a única forma de tirar um número é perguntar à única pessoa que percebe as fórmulas.
Nada disto é motivo para se sentir mal com a folha de cálculo. São sinais de que a empresa cresceu para lá dela.
Como a substituir sem perder o que ela sabe
- Sente-se com quem a usa. Pergunte para que serve cada coluna e o que acontece quando algo corre mal. Os remendos são os requisitos.
- Substitua primeiro um processo. Marcações, ou orçamentos, ou contactos. Não todos.
- Faça depressa uma primeira versão pequena, e use-a em trabalho real enquanto a folha de cálculo ainda existe como recurso.
- Importe o histórico, para ninguém perder o passado.
- Retire a folha de cálculo só quando a equipa deixar de a abrir.
O software nem sempre é a resposta
Às vezes a solução certa é uma folha de cálculo melhor: validação, áreas protegidas, um único responsável. Às vezes é uma ferramenta pronta a usar. Começar pela folha de cálculo serve precisamente para saber qual, antes de alguém escrever uma linha de código. É assim que encaramos a automatização de processos.