Automatização e ferramentas
Quando deve uma pequena empresa trocar as folhas de cálculo por software?
Resposta curta
Uma pequena empresa deve trocar uma folha de cálculo por software quando várias pessoas editam o mesmo ficheiro, quando os mesmos dados são escritos em dois ou mais sítios, quando os erros são encontrados pelos clientes e não pela equipa, quando o ficheiro só funciona porque uma pessoa o entende, ou quando responder a uma pergunta básica, como quantos orçamentos deram em encomenda, leva horas. Nessa altura a folha de cálculo é um sistema sem validação, permissões, histórico nem automatização, e uma ferramenta própria costuma pagar-se a si mesma.
Revisto a
Os sinais de alerta
- Várias pessoas editam o mesmo ficheiro, e já aconteceu alguém apagar as alterações de outra pessoa.
- Os dados são escritos duas vezes: do email para a folha de cálculo, da folha de cálculo para a fatura.
- Os erros são encontrados pelos clientes: uma marcação duplicada, uma encomenda esquecida, um orçamento que nunca foi enviado.
- Só uma pessoa a entende. Quando está de férias, a empresa abranda.
- As perguntas simples são difíceis. Quantos contactos trouxe o site no mês passado? Que orçamentos estão em aberto? O que está a vender? Se responder leva uma tarde, os dados estão no formato errado.
O que a substitui
Nem sempre é software feito à medida. As opções, mais ou menos por ordem de custo:
- Uma folha de cálculo melhor, com validação, áreas protegidas e um único responsável, se o problema for sobretudo de disciplina.
- Uma ferramenta pronta, como um sistema de marcações, um CRM ou uma aplicação de stock, se houver uma que sirva a sua forma de trabalhar.
- Automatizações que ligam as ferramentas que já tem, para os dados passarem de um sítio para o outro sem ninguém os reescrever.
- Uma pequena ferramenta à medida, quando o processo é o que distingue o seu negócio, ou quando de outra forma teria de colar três produtos.
Como mudar sem caos
Comece pelo processo que mais dói, não por todos. Faça uma primeira versão, use-a em trabalho real ao lado da folha de cálculo antiga durante um período curto, importe os dados históricos e só retire a folha de cálculo quando a nova ferramenta provar o que vale. A folha de cálculo não é esforço perdido: é a melhor especificação que vai ter, escrita por quem faz o trabalho.
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